Er is een wetgeving voor e-mailmarketing. Deze bestaat uit de Code e-mail, de telecommunicatiewet en natuurlijk de AVG. Het overtreden van de wetgeving kan tot flinke boetes leiden. Het is dus goed om je hier in te verdiepen voordat je gaat beginnen met e-mailmarketing. In dit artikel leg ik je in het kort uit wat de Code e-mail inhoudt.
Code e-mail
De Code e-mail is ingevoerd om ervoor te zorgen dat bedrijven transparanter communiceren over hun e-mail marketing richting de klant. De adverterende bedrijven worden een stuk verantwoordelijker en de geadresseerden worden beter beschermd. Het moet gemakkelijker worden voor geadresseerden om zich af te melden voor e-mails en er gelden strengere regels voor het verzamelen van e-mailadressen en derdenverstrekking.
Wat houdt de Code e-mail in?
1. Er moet voorafgaand aan het versturen van commerciële e-mails toestemming gevraagd worden door middel van een opt-in. Bij een opt-in geeft de geadresseerde expliciet toestemming voor het ontvangen van e-mails van een bepaalde mailinglijst.
2. De geadresseerden moeten actief toestemming geven. Dit bekent dat er geen vooraf ingevulde vinkjes staan voor het ontvangen van commerciële e-mails.
3. Er wordt apart gevraagd om toestemming aan de geadresseerden. Dit valt niet onder de algemene voorwaarden. Algemene voorwaarden dienen vaak aangevinkt te worden en het inschrijven voor de nieuwsbrief moet een keus zijn.
4. Bij het inschrijven wordt duidelijk vermeld dat het e-mailadres wordt gebruikt voor het toezenden van commerciële e-mails.
5. Indien de frequentie afwijkt van de te verwachten hoeveelheid, bijvoorbeeld doordat je dagelijks een e-mail stuurt, dan dient dit vooraf te worden aangegeven bij het inschrijfformulier.
6. Bij het aanmelden wordt duidelijk vermeld wie de bestandseigenaar van het e-mailadres is.
7. Het is niet toegestaan de geadresseerde voor meerdere nieuwsbrieven tegelijk in te schrijven door middel van één opt-in. Dit moet apart worden aangegeven en de geadresseerde moet zelf de keus krijgen voor welke nieuwsbrief hij of zij wel of niet ingeschreven wilt worden.
8. In iedere e-mailcommunicatie wordt de mogelijkheid gegeven om af te melden (opt-out). Hiervoor hoeft het contact niet in te loggen. Heb je meerdere labels onder je bedrijf? Dan gaat de afmelding gelijk aan het aanmelden. Kan je je bij het inschrijven direct aanmelden voor alle labels dan geldt dit dus ook voor het afmelden. Daarnaast wordt iedere afmelding direct ingewilligd.
9. Alle e-mails hebben een reply-adres. E-mails vanuit een no-reply adres mogen niet meer verstuurd worden.
10. Bij het verzenden van een e-mail is het duidelijk van wie de e-mail komt, oftewel de bestandseigenaar staat vermeld.
11. De commerciële boodschap mag niet misleidend zijn en reclame moet duidelijk en herkenbaar zijn.
12. Deel jij jouw bestand met derden? Dan dien je ook hiervoor toestemming te vragen bij het inschrijven. De vraag om toestemming moet specifiek geformuleerd zijn. En ook bij e-mails door derden moet de bestandseigenaar zichtbaar zijn en dienen afmeldingen verwerkt te worden door de bestandseigenaar.
Er zijn een aantal uitzonderingen bij commerciële e-mails aan huidige klanten, waarbij er vooraf geen toestemming hoeft worden gevraagd:
1. Als het e-mailadres bij de verkoop of later is ingevuld door de klant.
2. Als er bij het verzamelen van het e-mailadres is aangegeven dat het adres gebruikt kan worden voor het verzenden van commerciële e-mails.
3. Als het gaat om een e-mail met vergelijkbare producten en diensten. Let op: als een geadresseerde bij een tuincentrum planten heeft gekocht dan mag het tuincentrum niet aan het einde van het jaar een aanbieding sturen voor vuurwerk. Dit valt niet onder vergelijkbare producten en diensten.
4. Als bij het verzamelen de mogelijkheid wordt gegeven om te weigeren of af te melden.
Check hier meer over wetgeving e-mailmarketing: AVG of over wetgeving e-mailmarketing: Telecommunicatiewet.
Kort samengevat beschermen alle drie de wetten de geadresseerden tegen ongevraagde reclameboodschappen of spam. Volgens de wetgeving is het niet toegestaan om zonder actieve toestemming e-mails te sturen via een geautomatiseerd systeem. Direct mailings oftewel persoonlijke e-mails zijn natuurlijk een uitzondering. Daarnaast worden persoonsgegevens beter beschermd en wordt er verplicht hier als bedrijf zorgvuldig mee om te gaan.